Si bien quedan muy pocas personas que aun lo hacen, antes muchos debían escribir sus documentos a mano, antes de pasarlas a máquina. Esto se hacía porque corregir errores era complicado en una máquina de escribir. Sin embargo, hubo gente que mantuvo esta costumbre incluso usando una computadora. Si bien, esto parece un ejercicio bastante olvidado y podría sacarnos una sonrisa (a menos que seamos quien está esperando por ese documento), puede relacionarse con algunas prácticas que aún se hacen en la era digital.

Hacer documentos colaborativos es más rápido, más confiable y evita dolores de cabeza. Podría parecer una exageración, pero podríamos ser tan anacrónicos como aquel trabajador que escribe a mano y luego pasa “a limpio” sus escritos. Por ejemplo, a pesar de existir la posibilidad de realizar documentos compartidos y realizarlos de manera colaborativa, hay quienes que primero hacen sus documentos offline y luego los envían para que cada persona añada lo suyo en el documento. Seguro te suena conocido tener que esperar horas o días por un documento en Word o Excel, para poder chequearlo o añadir tu parte y descubrir que a pesar del tiempo transcurrido tiene un error fatal. Todo porque aquella persona que te envió el documento no sabe usar (o no quiere aprender) a usar Google Drive o OneDrive.

A pesar de que parece algo sin mucha importancia, este ejercicio de esperar versiones y correcciones de un documento que podría ser corregido o realizado en conjunto en tiempo real, desperdicia mucho tiempo. Las empresas deben realizar capacitaciones para sus empleados en este sentido, pero también es el trabajador el que debe enseñarse a aprender y a salir de su zona de confort. De esta manera, no solo que resultarán mejores resultados y más rápidos, sino que también él o ella serán más competitivos en el mercado laboral.

Aprovechar los potenciales de las aplicaciones de mensajería, es muy importante. Realizar llamadas solo si son necesarias, es algo que le suena extraño a muchos. Para varias personas nacidas luego de 1980, es decir los llamados “millenials” y mucho más para los “centennials”, una llamada es a veces un detonante de ansiedad ¿Quién llama cuando puede mandar un mensaje?  Más allá de la brecha generacional, un mensaje escrito puede ahorrar tiempo e incluso, ayuda a que el mensaje llegue más claro y exacto. Por ejemplo, para enviar un contacto, una dirección, un sitio web, un nombre, o cualquier otro tipo de información que se requiere llegue de su emisor exactamente como se debe. Todavía existen personas que llaman para dar estos datos, lo que puede resultar en gasto innecesario de tiempo, baja exactitud en el mensaje o incluso errores que lleven a repetir la llamada.

Sin embargo, no siempre es la culpa de la persona que llama, sino también de la persona que recibe la información. Muchos damos por sentado que quien envió el mensaje sabe que lo recibimos, pero es importante confirmar la recepción, sobre todo con compañeros o colaboradores que no han migrado totalmente o no se sienten 100% seguros con las herramientas digitales.

A pesar de que las reuniones por ZOOM o cualquier otra vía telemática son una herramienta útil y muy actual, puede ocurrir con ellas lo mismo que con las llamadas. De todas formas, se trata de videollamadas que requieren de toda la atención de las personas. Es preferible dejar este tipo de reunión para cuando sea absolutamente necesario y solo si la información no puede ser transmitida por mail o mensaje. Existen muchas empresas que en el afán de mantener el ambiente de oficina lo más similar a como era antes del teletrabajo, buscan realizar reuniones seguidas o incluso diarias. Existen ámbitos en los que puede resultar de utilidad o incluso fundamental, como por ejemplo en un medio de comunicación. Pero en la mayoría de los casos, hay reuniones de horas que pueden evitarse con un simple mail a todas las personas involucradas. Varias veces, esto se da por una falta de confianza en el medio digital o incluso por buscar lo más cercano a la interacción real con las personas.

Esto es verdad no solo con personas mayores, en un entorno como el ecuatoriano, que la penetración del internet aún no llega a cerca de la mitad de la población, principalmente rural o de escasos recursos, existe gente muy joven que no usa las TICs de manera fluida. Ante esto, un consejo es entender la situación y ser colaborativos, ser quienes comparten la información y no quienes la atesoran. Enseñar a un compañero de trabajo no solo lo ayuda a él o ella, sino también al equipo entero para cumplir objetivos de manera más efectiva.

A pesar de ello y si bien, todos debemos ser lo más comprensivos y receptivos posible, hay un límite para las preguntas. Hay que tener presente que los demás tienen también tareas que realizar y priorizar nuestras consultas solo hacia las que son de exclusivo conocimiento del compañero o si de verdad es muy complicado hallar una solución propia. Si bien, la brecha en conocimiento de tecnología se solventa enseñando, debe haber un compromiso de todos para aprender e investigar. Hay cosas que se pueden aprender con una búsqueda en Google o el buscador de preferencia. Existen cursos enteros gratuitos para aprender a manejar casi cualquier software, por lo que el conocimiento está al alcance y solo requiere de la dedicación y compromiso de las personas.

De hecho, una de las destrezas más importantes para una persona actualmente, no es solo realizar sus funciones bien, sino tener la capacidad de investigar, discriminar información, aprender y tomar decisiones propias. De esta forma, todo el equipo avanza a buen ritmo, sabiendo que existe el compromiso y la habilidad de todos para afrontar desafíos. Además, todo conocimiento es de utilidad y te lo vas a llevar contigo donde sea que trabajes. Lo que nos lleva al siguiente punto que es actualizarse constantemente. Tal vez sea lo más importante de lo mencionado en este artículo. El mundo cambia rápidamente y aunque queramos resistirnos es imposible evitar que gire. No es suficiente con haber aprendido a usar un software, este podría tener un reemplazo o actualizarse. Todos quienes han ido adaptándose con el cambiar de los tiempos han sobrevivido y quienes han tenido ideas innovadoras han florecido.

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